小學檔案管理制度
時間:2008-11-25 02:28:52
小學檔案管理制度
?。ㄔ囆校?br /> 學校檔案是廣大教職員工在教育管理、教學實踐和教學研究活動中產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料,是學校各項工作活動的歷史紀錄,也是學校領導決策和教育、教學的必要依據,檔案是師生員工智慧的結晶,是國家的寶貴財富,是學校歷史的鑒證。為了加強我校檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理和學校其他各項工作中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本制度。
第一條 基本任務
一、貫徹執(zhí)行檔案政策、法規(guī)、規(guī)劃全校檔案工作。
二、建立健全全校各類檔案工作規(guī)章制度,并監(jiān)督、指導、檢查執(zhí)行情況。
三、負責各類檔案和資料的接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、銷毀和統計工作。
四、督促和指導各科室、組正確收集、整理歸檔的文件資料。
五、鑒定并處理已過保管期和并無保存價值的學校檔案。
六、對已經收集歸檔的檔案要注意發(fā)揮其為學校各項工作服務的作用。
七、制定學校的檔案管理制度,嚴格執(zhí)行有關規(guī)定,維護檔案的完整和安全。
第二條 檔案工作人員
學校檔案人員必須政治立場堅定,政治理論、思想作風和職業(yè)道德水平較高,具備一定的基礎知識、專業(yè)知識和相關知識,較強的工作能力。
第三條 立卷歸檔制度
一、歸檔范圍
依照《江干區(qū)教育局學校檔案歸檔范圍及保管期限》
二、歸檔時間
(一)、黨務工作類、政務工作類、教代工團類、財務會計類、基本建設類等,應按照年度歸檔立卷(每年的1月1日至12月31日止),次年六月底立卷完畢,移交綜合檔案室(財務會計類保管一年后移交綜合檔案室)。
?。ǘ?、教務工作類、教師業(yè)務工作類、學生學籍類應按照學年歸檔立卷(9月1日至次年8月31日)。
三、歸檔要求
(一)、我校檔案是由黨支部、校長室、教導處、總務處、工會、大隊部、團支部、教科室等部門產生的。因此,原則上哪個部門產生的文件材料就由其部門相關人員負責收集整理,歸檔立卷。
?。ǘ?、凡是歸檔的文件材料要盡量做到文件完整、準確、系統,并具有參考應用價值,能夠起歷史憑證作用。
?。ㄈ?、凡應歸檔的文件材料應質地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰;不能用易褪色(如鉛筆、元珠筆、純藍墨水筆等,字跡必須端正清楚,不得重寫)、易變質的材料書寫;不能有金屬物裝訂。
?。ㄋ模?、特別珍貴的檔案,從安全與保管條件等方面考慮,可以隨時歸檔。
?。ㄎ澹?、各部門向檔案室移交檔案,必須填寫移交清單一式兩份,交接雙方簽字蓋章。歸檔單位與檔案室各一份分別保存。
第四條 檔案統計制度
做好檔案的登記和統計工作,使檔案家底清楚,帳務相符合檔案利用細細及時反饋,以便改進工作,提高檔案管理水平。
一、準確統計我校各類檔案的數量,庫存檔案的構成狀況和變換以及提供利用情況,每年統計一次。財務檔案的各類上年的財務賬冊、報表、憑證年末整理后交檔案室保管。
二、由專人做好統計工作,實行統一的統計方法。
三、加強對統計數據的綜合分析,掌握利用動態(tài)、規(guī)律,根據利用的信息反饋內容,研究和改進工作,促進檔案管理水平的提高。
四、填寫檔案利用情況登記表,做好檔案利用效果的統計。
五、做好查閱登記、借閱登記以及各類歸檔的總帳登記。
第五條 檔案的保管制度
一、綜合檔案室對每年歸檔應按照永久、長期、短期分別編號存放。排列整齊,并編制必要的檢索工具,為翻檢利用創(chuàng)造條件,達到調卷迅速、準確。
二、檔案庫房應單獨設置,不得兼辦公室或其他用處。未經檔案員允許,任何人不得擅自進入庫房。
三、檔案室必須保持清潔,必須符合防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防霉、防潮、防塵、防腐蝕、防水等要求;定期檢查保管情況,發(fā)現問題及時向校有關領導匯報、及時處理。
四、檔案室對庫存檔案定期檢查,及時改進工作缺點,補救問題。對超過保管期限,需銷毀的檔案材料進行清理造冊,經分管領導同意,報主管部門批準方可銷毀。銷毀時必須由檔案室和有關部門共同派員監(jiān)銷。
第六條 檔案的保密制度
執(zhí)行《保密法》,嚴格遵守國家工作人員保密守則,非檔案室人員,未經許可,不得擅自進入檔案室。
第七條 檔案的開放制度
一、我校檔案室保存的材料可供各處、室、組和外單位查閱使用,但是必須辦理查閱手續(xù)(外單位人員須持單位介紹信),填寫查閱檔案登記表。
二、檔案原則上不外借,特殊情況需經分管領導書面批準,借閱時間一般以三天為期限,并辦理借閱登記手續(xù)。
三、查閱者只準查閱所需范圍內的檔案材料,不準查閱所需范圍以外的檔案材料;如需摘錄、復印,事先需經檔案室人員同意,但只準摘錄有關部分,抄寫在專門紙上,并妥善保管。不得將檔案私自帶出,不得轉借他人,不得擴散檔案內容。
四、前來查閱者必須遵守保密制度,愛護檔案,嚴禁在檔案上任意涂劃、刪改、涂點、剪插、撕頁等。
五、歸還檔案材料時,檔案管理人員應對檔案作詳細檢查,發(fā)現問題要當面指出,并問明情況及時處理。
六、室藏檔案屬下列情況之一者不開放:
?。ㄒ唬婕包h和國家秘密的;
(二).涉及專利或技術秘密的;
(三).涉及個人隱私的;
?。ㄋ模畽n案形成部門規(guī)定限制使用的;